SISTEM PENGURUSAN PELAWAT: 5 SEBAB MENGAPA BANGUNAN ANDA MEMERLUKANNYA.

1. Perubahan sudah banyak berlaku di sekitar kita.

a. Keganasan tempat bekerja, kecurian maklumat perniagaan, keganasan global, keselamatan dan pencemaran kesihatan seperti virus yang merebak akan mengancam individu dan harta benda adalah contoh-contoh yang berlaku sekarang. Apabila pintu pertama iaitu pintu hadapan bangunan tidak selamat, syarikat menjadi mudah terdedah kepada anasir-anasir yang tidak diingini.

b. Sistem pengurusan pelawat terdiri daripada pengecaman pengenalan dan perisian yang sekiranya digandingkan bersama sekatan secara fizikal dan lobi yang terancang, dapat membenarkan orang tertentu sahaja masuk secara efisien dan cepat.

2. Lobi merupakan pertahanan pertama.

Sistem lobi yang efektif mestilah disokong oleh sistem keselamatan secara fizikal, elektronik dan tatacara yang betul. Sistem keselamatan yang padu merupakan unsur penting dan berkebolehan untuk:

a. Mengambil gambar pelawat, tandatangan dan mendapatkan maklumat dari lesen memandu secara cepat dan tepat.

b. Mengesahkan pengenalan diri atau kelayakan individu tertentu.

c. Membuat pemeriksaan keselamatan dengan menggunakan senarai pemerhatian.

d. Membuat kad/lencana pengenalan diri pelawat yang mengandungi gambar, nama pelawat, nama syarikat, nama orang yang ingin ditemui, tempat yang dibenarkan dan juga tarikh luput kad/lencana tersebut

e. Membenarkan pekerja untuk mendaftarkan pelawat terlebih dahulu sebelum berjumpa dan diberitahu secara elektronik atau telefon apabila pelawat sudah tiba.

3. Keselamatan lebih terjamin secara digital.

Sistem digital menyediakan jejak audit yang senang dibuat dan dikendalikan. Bagi tempat yang banyak bergantung kepada buku log, kad/lencana dipakai kembali dan pengawal keselamatan untuk menguruskan kemasukan pelawat, keselamatan mungkin terjejas dengan:

a. Informasi di dalam buku log mengenai pelawat adalah tidak tepat dan tiada amaran pelawat itu adalah palsu.

b. Saingan dan pembekal boleh membaca buku log dan mendapatkan informasi sulit mengenai perniagaan anda

c. Pelawat mungkin terlupa untuk menandatangani keluar dan mengembalikan lencana/kad. Orang tertentu dapat menggunakan kembali lencana/kad tersebut untuk memasuki tempat anda dan menceroboh tempat larangan, mencuri peralatan dan maklumat sulit.

4. Pengurusan pelawat sudah digunakan di tempat seperti anda:

a. Agensi kerajaan serta syarikat-syarikat besar di Jepun, Amerika dan England sudah pun menggunakan sistem ini ketika pengubahsuaian. Sistem ini membuat pengesahan kontraktor, menjejak keluar masuk mereka dan memberi peringatan sekiranya mereka perlu membuat latihan keselamatan.

b. Pusat penyimpanan data oleh syarikat antarabangsa mengemas kini kemasukan pekerja, kontraktor dan lain-lain sementara memerhati untuk pelawat yang tidak diingini.

c. Lapangan terbang telah mempertingkatkan sistem pengurusan pelawat di pejabat korporat mereka dari penggunaan buku log kepada sistem begini. Ketika pembesaran lapangan terbang, sistem baru ini dapat menguruskan kemasukan perunding, kontraktor dan pembekal sementara menjadikan lapangan terbang tersebut lebih selamat.

5. Sistem pengurusan pelawat ini bukan sekadar menawarkan keselamatan. Selain dari segi penawaran keselamatan, sistem ini juga dapat:

a. Meningkatkan produktiviti. Pelawat didaftarkan terlebih dahulu secara elektronik serta informasi berkaitan pelawat-pelawat dapat diproses dengan serentak. Sistem ini bukan sahaja boleh integrasi dengan sistem email dan sms, tetapi juga dengan lain-lain sistem perniagaan dan keselamatan. Ia juga dapat digunakan untuk menentukan mesyuarat dan membuat senarai kehadiran.

b. Mempertingkatkan imej anda. Lencana/kad dibuat secara profesional dan pemprosesan pelawat dibuat dengan cekap hingga dapat menghapuskan waktu menunggu giliran di lobi.

c. Mempertingkatkan servis kepada pelawat. Pendaftaran boleh dibuat dengan awal dan cepat. Ini dapat membuat pelawat merasa dihargai.

d. Pengawalan sumber. Sistem ini dapat menjejak barang dan penghantaran serta menyediakan laporan trafik untuk merancang pembelian.

e. Meningkatkan respons kecemasan. Sekiranya bangunan terpaksa dikosongkan semasa kecemasan, sistem ini boleh diguna pakai untuk menentukan di mana pelawat berada di dalam bangunan.

Sistem digital merupakan cara yang lebih selamat untuk digunakan oleh pengawal di lobi untuk memberi kebenaran kepada individu yang masuk ke dalam bangunan berbanding dengan dakwaan dari individu itu sendiri. Sistem yang automatik, jika digunakan dengan betul dan efektif di lobi, dapat meningkatkan keselamatan dan memproses pelawat dengan pantas.